Headerbild - PIM-less vs. PIM-based

Why PIM-less e-commerce is too expensive and does not make anyone happy

Any online-shop project without a decent PIM system poses a huge risk, because excellent product data and flawless interface function are the keys to success.

In e-commerce projects, we are constantly faced with the issue of customers not having a PIM system (Product Information Management System). Product data often only exists in fragments – in different systems and in various formats. And when, at the start of a project, it’s time to plan project expenses and duration, the result is usually a feeling of astonishment. Many customers are surprised by the large figure for system interfaces and data integration. But it is precisely this investment that is of crucial importance, because excellent, well-managed product data and flawlessly functioning interfaces are the key to any online shop’s success.

Say goodbye to unnecessary risks when managing product data

As a service provider, we enter uncharted territory when dealing with companies which do not have a PIM system. This is the riskiest part of the e-commerce project. The customers themselves often have no clue what lies in the abysses of their systems. Whether it be an ERP system dotted with special fields or diverse Excel marketing spreadsheets managing numerous product texts for the web, it is only when the customer and service provider start searching together that they discover the great depths of data management and handling. At this point, every customer should realise that it is worth investing a decent buck in integrating product data, and thus tackling the root of the problem, in order to ultimately carry out a faster, cheaper, more streamlined e-commerce project.

The PIM system as the ideal aggregator for all product data

What is the difference between PIM-less and PIM-based e-commerce projects? The biggest difference lies in the number of interfaces to the online shop. Without a decent PIM system, data is often fed into the shop from various sources, usually without sorting, cleaning or filtering. Collating extensive data from many different systems in the online shop is very time-consuming and susceptible to error in itself. A PIM system prevents this problem, as the online shop is assisted by a strong partner who feeds it all product data through just one interface. This minimises the process, rather than the previous rigmarole of hunting high and low for the latest product data and identifying the responsible managers, who then had to laboriously gather all the relevant product data. The PIM system is the “Single Point of Truth”, doing away with the need to waste time and effort looking for and collecting product data (see Fig. 1).
 

Abb. 1: Datenfluss der Produktdaten bei PIM-less und bei PIM-based E-Commerce
 

Ein weiterer wichtiger Aspekt von PIM-based E-Commerce ist, dass der Online-Shop von den Produktpflegeprozessen entkoppelt wird. Die Plattform für die Produktpflege, die Übersetzungen, das Texten, die Fotografie und vieles mehr befindet sich im dann PIM-System. Der Online-Shop ist für diese Prozesse nicht optimal ausgestattet und wird somit stark entlastet. Ein individuell zugeschnittenes PIM-System liefert standardisierte Schnittstellen, Funktionen zum Daten-Mapping, Daten-Matching und Daten-Merging, sowie Workflow-Funktionen zur Bereinigung von Daten und Plugins für Shopsysteme zum Zugriff auf alle vorhandenen Produktdaten. In einem PIM-System wie es Contentserv anbietet, ist es nach einer erfolgreichen Datenintegration unter anderem möglich, mit einem standardisierten Plugin die Produktdaten an ein E-Commerce-System, wie beispielsweise von Shopware, bereitzustellen. Ein schnelleres und schlankeres Produktdatenmanagement spricht eindeutig für PIM-based E-Commerce (Abb. 2).
 

Abb. 2: Charakterisierung von PIM-less und PIM-based E-Commerce
 

Mit der Einführung des PIM-Systems die gesamten Projektkosten reduzieren

Jeder Kunde, der noch nicht über ein PIM-System verfügt, aber im E-Commerce durchstarten möchte, sollte zunächst die Herausforderung des eigenen Datenmanagements angehen. Egal ob für den eigenen Online-Shop oder den Verkauf über online Marktplätze. Neben einem deutlich geringeren Aufwand, ermöglicht ein individuell zugeschnittenes PIM-System eine schnelle time-to-market und spart Kosten durch flexible Publikationsmöglichkeiten auf allen online und offline Touchpoints. Finde ich als Kunde einen Dienstleister, der mir nicht nur eine neue oder optimierte E-Commerce-Plattform umsetzt, sondern vorab auch die Einführung meines PIM-Systems übernimmt, wird dieses zu mindestens 50% aus den Einsparungen des E-Commerce-Projekts bezahlt und somit zur Hälfte refinanziert (siehe Abb.3).
 

Abb. 3: Schematische Darstellung des anteiligen Einsparungspotenzials durch ein PIM-System im E-Commerce-Projekt
 

Ein passendes PIM-System sorgt für Zufriedenheit bei allen Stakeholdern

Eine individuell zugeschnittene Lösung macht nicht nur die Endkunden glücklich, da diese von umfangreichen und individuell zugeschnittenen Produktinformationen profitieren, sondern vor allem auch die Mitarbeiter, die ständig mit unterschiedlichsten Produktinformationen und den Herausforderungen der Datenintegration zu tun haben. Nach der Einführung des passenden PIM-Systems können Produkt- sowie E-Commerce Manager mit einer jeweils spezialisierten Software arbeiten, die ihre Stärken exakt dort ausspielt wo sie gebraucht werden: das PIM-System für das Management von Produktlebenszyklen und die E-Commerce-Plattform für alle Marketing- und Vertriebsaktivitäten.

PIM-based E-Commerce ist schneller und schlanker

Mit Hilfe eines PIM-Systems können Aufwände und Risiken massiv reduziert werden, da es als idealer Aggregator für alle Schnittstellen des Online-Shops fungiert. PIM-less E-Commerce führt häufig zu einer Überfrachtung des Shop-Systems mit Produktdaten aus unterschiedlichen Systemen und Funktionen, für die ein PIM-System besser geeignet ist. E-Commerce-Betreiber ohne PIM-Systeme verschwenden langfristig sowohl Geld als auch Zeit und steigern zusätzlich das Risiko ihrer gesamten E-Commerce Tätigkeiten. Vielleicht mag der erste Launch der E-Commerce Aktivitäten schneller gehen, aber ohne solide Systeme und Prozesse im Hintergrund stehen diese Aktivitäten auf tönernen Füßen. Denn ineffiziente und fehleranfällige Prozesse stehen dem gewünschten schnellen Wachstum dann im Wege. Wer sich erfolgreich für die digitale Zukunft aufstellen möchte, für den geht kein Weg an PIM-based E-Commerce vorbei. Nur das richtige Management von Produktinformationen mit einem PIM-System sorgt für eine solide Basis und ein optimales Fundament, um alle digitalen Vertriebskanäle zu erschließen und langfristig an allen Touchpoints erfolgreich Connected Commerce zu betreiben.


Dieser Artikel wurde als Gastbeitrag auf dem Blog von Contentserv veröffentlicht.