Remote arbeiten im Homeoffice

Unsere Erfahrungen und praxistaugliche Lösungen

Allein im Homeoffice und dennoch erfolgreich im Team arbeiten, geht das? Auf jeden Fall werden dafür besondere Ansprüche an die Organisation eines Projekts gestellt. Absprachen finden nun in virtuellen Räumen statt, Tools müssen ausgewählt und die Meetingkultur – wenn überhaupt vorhanden – muss angepasst werden. Auch die Aufgaben vieler Projektrollen verändern sich dadurch. Unsere Scrum Master bewältigen diese Herausforderungen bereits seit geraumer Zeit, denn Remote-Arbeit zählt schon lange zu unserem Projektalltag. Hier teilen vier unserer Scrum Master ihre Erfahrungen und geben wertvolle Tipps für das effiziente Arbeiten im Homeoffice.

Phil Kumpfer
Product Owner & Scrum Master

Melissa Touzout
Agile Coach & Scrum Master

Ralf Hartmann
User Experience Engineer & Scrum Master

Alexander Uhde
Art Director & Scrum Master

Wie funktioniert Remote-Arbeit im Homeoffice?

Das sagen unsere Scrum Master dazu

Was sind eure Quick wins für agile Teams mit wenig Erfahrung in der Remote-Arbeit?

"Identifiziert kleine Schritte, die euch gemeinsam
nach vorne bringen",

sagt Alexander

Phil: Plant in den Terminen zusätzliche Zeit für das technische Setup ein: stabile Internetverbindungen bei allen Teilnehmenden, möglichst wenig Hintergrundgeräusche, Konfiguration von Headsets und Geräteeinstellungen des Meeting-Tools. Sprecht außerdem in den Dailys Probleme in der Zusammenarbeit frühzeitig an.

Ralf: Habt eine Agenda und sorgt dafür, dass jemand den Termin aktiv moderiert. Das hilft in virtuellen Meetings die Konzentration hochzuhalten, denn alle können von ihren Arbeitsplätzen aus dem Ablauf nachvollziehen – der Moderator kann zudem bei (technischen) Störungen eingreifen. Lasst zudem in Videochats eure Kolleginnen und Kollegen aktiv sehen, dass ihr zuhört.  

Melissa: Holt euch nach jedem Termin Feedback ein, was beim nächsten Mal anders oder besser gemacht werden kann. Genauso wichtig ist es, den Kolleginnen und Kollegen Feedback zu geben - beispielsweise zu ihren einzelnen Beiträgen während des Termins. So habt ihr die Möglichkeit die Meetings individuell für euer Team anzupassen und zu optimieren.

Alexander: Reflektiert regelmäßig in gemeinsamen Terminen, was euch und eure Arbeit aktuell verbessert oder behindert. Identifiziert kleine Schritte, die euch gemeinsam nach vorne bringen können. Dann Schritt für Schritt vorwärts gehen und immer mal wieder innehalten und erneut reflektieren.

 

Quick wins für Teams mit wenig Erfahrung

  • Plant Zeit für das technische Setup ein.
     
  • Reflektiert regelmäßig in gemeinsamen Terminen, was euch und eure Arbeit aktuell verbessert oder behindert.
     
  • Habt eine Agenda und bestimmt eine Moderation.
     
  • Holt und gebt euch nach jedem Termin Feedback.
     

Wie optimieren sich Teams, die bereits Erfahrungen mit Arbeit in einem virtuellen Raum haben?

"Habt Vertrauen sowohl in eure Kollegen als auch in den Prozess
und gebt so oft Feedback wie möglich",

sagt Melissa

Alexander: Bereitet eure Meetings und Workshops noch besser vor als sonst, da mehr Orientierungshilfen und Führung für die meisten Teilnehmer nötig sind. Nutzt dafür auch Visualisierungshilfen, wie Online-Whiteboards (beispielsweise Miro). Stimmt je nachdem Erwartungshaltungen und Vorgehensweisen im Vorfeld ab, damit alle schneller und besser mitwirken können. Zum Start eines Termins helfen aktive Übungen die Beteiligten aus ihrer permanenten Sitzhaltung zu holen und einem Energieabfall entgegenzuwirken. Sowas kann vom schnell auszuführenden Gähnen und Strecken bis zu einer kleinen Yoga-Session reichen.

Ralf: Stellt Push-Notifications dort ab, wo immer sie nicht kritisch sind. Am besten sollte es nur da piepen, wo der Kunde im Spiel ist. Dazu ein Kanal, über den die Kollegen einen anpingen können. Führt ebenfalls die Aktivitäten abseits der Sprintarbeit fort: Gemeinsam im Videocall Kaffeetrinken, Voicechat für den Büroschnack nutzen oder beim Remote-Feierabendbier anstoßen.

Melissa: Experimentiert! Probiert neue Tools und sortiert alte Tools aus, sobald ihr merkt, dass sie euch in eurer Arbeit eher behindern, als dass sie euch weiterbringen. Definiert für euch im Team, welche Informationen in welchem Tool kommuniziert werden müssen. Damit jederzeit höchste Transparenz gewährleistet ist. Habt Vertrauen sowohl in eure Kollegen als auch in den Prozess und gebt so oft Feedback wie möglich. Nur auf diese Weise trägt jeder Einzelne zur Effizienzsteigerung bei.

 

Quick wins für Teams mit mehr Erfahrung

  • Bereitet Termine noch besser vor.
     
  • Nutzt online-basierte Visualisierungshilfen.
     
  • Startet mit aktiven Übungen in Termine.
     
  • Stellt Push-Notifications nur ein, wenn sie für den Kanal notwendig sind.
     
  • Testet Tools und entwickelt daraus eine sinnvolle Kombination für euer Team.
     
  • Vertraut euch gegenseitig und dem Prozess.
     

Welche Gegebenheiten verhindern erfolgreiches Arbeiten aus dem Homeoffice?

"Dogmatisch an dem ersten Tool festhalten,
obwohl sich die Arbeit im Team kontinuierlich verändert",

sagt Ralf

Melissa: Den Arbeitsplatz professionell einrichten, aber selbst im Pyjama bleiben. Sowas verhindert auch die in dieser Homeoffice-Situation hilfreichen Videochats, da die eigene Bereitschaft dafür sinkt.

Alexander: In frühen Lernphasen zu hohe Erwartungen an sich und andere haben, Zeitdruck und Besserwisserei. Wir lernen gerade alle für uns und füreinander dazu und das viel weitreichender und nützlicher, als nur für unser gewohntes Arbeiten. Das lernen wir nicht alleine oder bestimmen es für andere, sondern lernen vor allem durch Austausch und regelmäßige Reflektion untereinander.

Ralf: Dogmatisch an dem ersten Tool festhalten, obwohl sich die Arbeit im Team kontinuierlich verändert. Die Devise lautet: Ausprobieren und herausfinden, was jedem selbst und der Teamdynamik am besten entspricht.

 

Homeoffice – No-Gos

  • Im Pyjama arbeiten.
     
  • Zu hohe Erwartungshaltung in frühen Lernphasen.
     
  • Zeitdruck und Besserwisserei.
     
  • Dogmatisch an einem Tool festhalten.
     

Welche Grundvoraussetzungen müssen Unternehmen bieten, um agiles Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen?

"Tools wie Slack, Teams oder Skype müssen funktionieren,
um den Kommunikationsfluss zu gewährleisten, den ein
Agiles Team für seine Arbeit benötigt",

sagt Ralf

Melissa: Neben den Tools, die vom Unternehmen bereitgestellt werden müssten, muss eine Akzeptanz des Teams der Nutzung dieser Tools vorhanden sein. Man sollte sich also gemeinschaftlich auf Tools und Kommunikationswege einigen und diese auch nutzen. Der Situation geschuldet, werden aktuell viele Tools und Anwendungen ausprobiert. Jedes Team sollte für sich identifizieren, mit welchen dieser es am besten arbeiten kann.

Ralf: Das Team sollte eine Schnittmenge für die gemeinsame Arbeitszeit festlegen. Homeoffice ermöglicht zwar das Arbeiten im individuellen Wachrhythmus und dennoch benötigt das Team eine Zeitspanne, in der beispielsweise Pair Programming und weitere gemeinsame Absprachen stattfinden können. Auch für PO und Scrum Master ist es wichtig zu wissen, wann ihre Teammitglieder erreichbar sind. Weiter sorgen in sich abgeschlossene Systeme, bei denen keinerlei Verbindungen nach Außen zugelassen werden, für Schwierigkeiten. Wenn zum Beispiel die gesamte Arbeit nur innerhalb eines geschlossenen VPN stattfinden kann, dann werden wahrscheinlich Kommunikationstools geblockt, die für Remote-Arbeit benötigt werden. Skype, Slack, Teams, Discord, etc. müssen aber funktionieren, um den Kommunikationsfluss zu gewährleisten, den ein agiles Team für seine Arbeit benötigt.

 

Wie können durch Homeoffice bedingte, allgemeine Hürden in der Zusammenarbeit überwunden werden?

"Um die Vorgaben eines Dailys einzuhalten, nutzen wir in dessen Anschluss intern ein Planning zur Koordination des Teams und für weitere Absprachen",

sagt Phil

Melissa: Die Barriere im Pair Programming zu arbeiten oder „mal eben jemanden“ über sein Problem gucken zu lassen, ist im Homeoffice höher. Es entsteht schnell das Gefühl, Kollegen evtl. aus ihrer Arbeit „zu reißen“, wenn man nur kurz ihre Hilfe benötigt. Daher neigen Entwickler im Homeoffice dazu ihr Problem eher allein lösen. Wir haben das früh erkannt und uns darauf geeinigt, sich immer beim Team zu melden, wenn ein Austausch notwendig ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob für eine QS oder eine schlichte Meinungsabfrage. Wer auch immer aus dem Team Zeit hat, meldet sich per Audio- oder Videocall bei dem Kollegen. So wird der Austausch und die Möglichkeit des Pair Programming jederzeit gewährleistet.

Phil: Agile Teams arbeiten eng zusammen. Das ist in einem Büro natürlich einfacher, als remote. Dafür sind weitere klare Abstimmungen notwendig. Ein Daily reicht dafür zeitlich nicht aus. Deshalb haben wir im Anschluss an das übliche Daily ein zusätzliches, gemeinsames Planning für den Tag etabliert – mit einer Timebox von nur 15 Minuten.

 

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